Anexo de instrucciones documentadas

(Carga inicial de datos — art. 28.3.a RGPD) · Versión: 2026-07-28.

Este Anexo desarrolla, para un supuesto concreto, las instrucciones documentadas del Responsable a las que se refiere la cláusula 4 del Acuerdo de procesamiento de datos: la carga inicial en la cuenta del Cliente de los datos contenidos en un archivo que el propio Cliente entrega a través de la pantalla «Traer mis datos».

Se acepta por cada archivo entregado, no una sola vez por cuenta: cada entrega es una instrucción distinta, sobre un archivo distinto, y así queda registrada.

1. Partes y papel de cada una

  • Responsable del tratamiento: el Cliente, titular de la cuenta de Guardesa que entrega el archivo.
  • Encargado del tratamiento: [POR DEFINIR — Razón social] ([POR DEFINIR — NIF/CIF]), en adelante «Guardesa».
  • Interesados: las personas cuyos datos figuran en el archivo, normalmente inquilinos, arrendadores, avalistas y contactos del Cliente.

2. Objeto y finalidad única

Guardesa tratará los datos personales contenidos en el archivo entregado con la única finalidad de leerlos y volcarlos en la cuenta del Cliente (inmuebles, habitaciones, personas, contratos, pagos y gastos). No se emplean para ninguna otra finalidad, no se ceden a terceros distintos de los subencargados relacionados en la cláusula 6, y no se utilizan para entrenar modelos.

3. Operaciones autorizadas

  • Almacenamiento del archivo en infraestructura privada de Guardesa.
  • Apertura y lectura por personal identificado de Guardesa, dejando registro de quién accede, cuándo y a qué solicitud.
  • Análisis automatizado del archivo para deducir su estructura, con el apoyo del proveedor de inteligencia artificial indicado en la cláusula 6.
  • Escritura de los datos resultantes en la cuenta del Cliente.
  • Supresión del archivo y de todo lo derivado de él, conforme a la cláusula 5.

No está autorizado, y Guardesa no lo hace: navegar por los datos de la cuenta del Cliente al margen del resultado de esta carga, acceder en nombre del Cliente a su cuenta, ni modificar la configuración, el plan o los usuarios de la organización.

4. Lo que declara el Cliente

Al marcar la casilla de la pantalla de entrega, el Cliente declara lo siguiente, que es el texto exacto que se muestra y del que se conserva una huella criptográfica:

  1. Soy el responsable de estos datos. Los inquilinos, contratos y pagos del archivo son de mi cartera, y tengo base jurídica para comunicároslos (art. 6 RGPD).
  2. He informado a las personas afectadas. Mis inquilinos saben que sus datos se gestionan en una herramienta como esta y quién la opera (arts. 13 y 14 RGPD).
  3. Os encargo esta carga, y solo esta. Guardesa trata los datos de este archivo con la única finalidad de cargarlos en mi cuenta, en los términos del DPA. Autorizo expresamente a que personal identificado de Guardesa abra el archivo.
  4. No hay datos sensibles. El archivo no contiene datos de salud, ideología, religión ni biometría, ni datos de menores sin una base específica. Si los hubiera, lo digo antes de enviarlo.
  5. Conozco el plazo y quién interviene. Sé cuánto tiempo conserváis el archivo y qué proveedores participan en la carga, incluido el de inteligencia artificial y dónde trata los datos.
  6. Revisaré lo cargado. Guardesa carga lo que dice mi archivo. Comprobar que es correcto sigue siendo cosa mía.

5. Conservación y supresión del archivo

  • El archivo entregado se conserva un máximo de 30 días naturales desde la entrega. La fecha concreta de borrado se muestra al Cliente desde el primer momento.
  • Se borra antes, en el acto, si el Cliente retira la entrega o si esta se cancela por cualquier motivo.
  • Se borra el archivo y todo lo derivado de él (las copias de trabajo y el plan de datos calculado a partir del libro). Se conserva únicamente el resumen de resultados —contadores y motivos de descarte— que el Cliente necesita para revisar qué se cargó, y que no reproduce el contenido del archivo.
  • La supresión queda registrada y es demostrable.

Los datos ya cargados en la cuenta del Cliente no se rigen por este plazo: son suyos y siguen las reglas generales del DPA.

6. Subencargados que intervienen

En la carga inicial intervienen los subencargados generales del Servicio relacionados en la cláusula 6 del DPA y, en particular:

  • Supabase, Inc. — Autenticación de usuarios (incluido el inicio de sesión con Google) y base de datos PostgreSQL gestionada, donde reside toda la información de la aplicación. Ubicación del tratamiento: UE (Irlanda — eu-west-1)
  • Google Cloud EMEA Limited (Cloud Run + Cloud Storage) — Ejecución de la aplicación (Cloud Run) y almacenamiento de los archivos que se suben a la plataforma y a las conversaciones (imágenes, PDF y audios de WhatsApp/Telegram) en Cloud Storage. Ubicación del tratamiento: UE — europe-west1 (Bélgica); DPA de Google Cloud.
  • Google Cloud EMEA Limited (Vertex AI — Gemini) — Modelos de lenguaje y multimodales del asistente: chat, análisis de documentos, visión de imágenes/PDF y transcripción de audio. Ubicación del tratamiento: UE — Vertex AI en región europea (europe-west1); DPA de Google Cloud; los datos no se usan para entrenar modelos de uso general.
  • Functional Software, Inc. (Sentry) — Monitorización de errores de la aplicación en producción. Configurado sin envío de datos personales por defecto (`sendDefaultPii: false`) y sin grabación de sesión; un mensaje de error puede, no obstante, arrastrar identificadores técnicos. Ubicación del tratamiento: Región de datos europea de Sentry; proveedor estadounidense, con cláusulas contractuales tipo para cualquier acceso desde EE. UU.
  • Resend, Inc. — Envío de los emails transaccionales de la plataforma: invitaciones, avisos de pago y notificaciones a inquilinos y profesionales. Ubicación del tratamiento: EE. UU., con cláusulas contractuales tipo de la UE
  • Telegram FZ-LLC — Canal de mensajería del asistente de IA: los mensajes, fotos y audios que el usuario intercambia con el bot de Guardesa pasan por la infraestructura de Telegram. Ubicación del tratamiento: Fuera del EEE (Emiratos Árabes Unidos e infraestructura distribuida). Solo se usa si el usuario vincula voluntariamente su cuenta de Telegram.
  • Meta Platforms Ireland Ltd. — Mensajería de WhatsApp (WhatsApp Business Platform) para la comunicación con inquilinos. Integración implementada pero PENDIENTE de la verificación de empresa por parte de Meta: mientras no se complete, no se envía ni se recibe ningún dato por este canal. Ubicación del tratamiento: UE (Irlanda), con transferencias a EE. UU. bajo cláusulas contractuales tipo
  • Stripe Payments Europe, Ltd. — Pasarela de pago para los cobros puntuales de renta que un inquilino inicia desde su portal. NO se utiliza para cobrar el uso de Guardesa: durante la fase piloto no hay suscripción ni facturación del servicio. Ubicación del tratamiento: UE (Irlanda)

El Cliente puede oponerse a un subencargado nuevo en los términos del DPA. Si se opone a alguno de los que intervienen en esta operación, la carga inicial no puede prestarse y los datos deberán introducirse por los medios ordinarios del Servicio.

7. Formato admitido y límites

Se admiten hojas de cálculo (.xlsx, .xls, .csv) de hasta 10 MB. No se admiten documentos PDF, imágenes ni escaneos: no permiten una lectura fiable de una cartera y su tratamiento no está cubierto por este Anexo.

El archivo no debe contener categorías especiales de datos (art. 9 RGPD) ni datos de menores sin base específica. Si Guardesa advierte su presencia, devolverá la entrega sin continuar el tratamiento.

8. Exactitud de los datos

Guardesa carga lo que dice el archivo: no audita ni corrige su contenido. La exactitud de los datos cargados sigue siendo responsabilidad del Cliente, que dispone del resumen de resultados para revisarlos y de la función de deshacer para revertir la carga completa.

9. Prueba del encargo

De cada entrega se conservan: la fecha y hora de aceptación, la identidad del usuario que firmó (identificador, nombre y correo electrónico, y su papel en la organización en ese momento), la versión de este Anexo, una huella SHA-256 del texto exacto mostrado y la identificación del archivo (nombre, tamaño y huella de su contenido). No se registran la dirección IP ni el navegador: no mejoran la prueba y contravendrían el principio de minimización.

10. Vigencia

Este Anexo se aplica en la versión vigente en el momento de cada entrega. Si el texto cambia mientras el Cliente tiene la pantalla abierta, la entrega se rechaza y se le pide que vuelva a leerlo: nunca se firma una versión distinta de la que se mostró.

Para cualquier consulta sobre este Anexo: hola@guardesa.com.