Anexo de instrucciones documentadas

(Carga inicial de datos — art. 28.3.a RGPD) · Versión: 2026-07-28.

Este Anexo desarrolla, para un supuesto concreto, las instrucciones documentadas del Responsable a las que se refiere la cláusula 4 del Acuerdo de procesamiento de datos: la carga inicial en la cuenta del Cliente de los datos contenidos en un archivo que el propio Cliente entrega a través de la pantalla «Traer mis datos».

Se acepta por cada archivo entregado, no una sola vez por cuenta: cada entrega es una instrucción distinta, sobre un archivo distinto, y así queda registrada.

1. Partes y papel de cada una

  • Responsable del tratamiento: el Cliente, titular de la cuenta de Guardesa que entrega el archivo.
  • Encargado del tratamiento: Rubén Jarne Cabañero (77217706J), en adelante «Guardesa».
  • Interesados: las personas cuyos datos figuran en el archivo, normalmente inquilinos, arrendadores, avalistas y contactos del Cliente.

2. Objeto y finalidad única

Guardesa tratará los datos personales contenidos en el archivo entregado con la única finalidad de leerlos y volcarlos en la cuenta del Cliente (inmuebles, habitaciones, personas, contratos, pagos y gastos). No se emplean para ninguna otra finalidad, no se ceden a terceros distintos de los subencargados relacionados en la cláusula 6, y no se utilizan para entrenar modelos.

3. Operaciones autorizadas

  • Almacenamiento del archivo en infraestructura privada de Guardesa.
  • Apertura y lectura por personal identificado de Guardesa, dejando registro de quién accede, cuándo y a qué solicitud.
  • Análisis automatizado del archivo para deducir su estructura, con el apoyo del proveedor de inteligencia artificial indicado en la cláusula 6.
  • Escritura de los datos resultantes en la cuenta del Cliente.
  • Supresión del archivo y de todo lo derivado de él, conforme a la cláusula 5.

No está autorizado, y Guardesa no lo hace: navegar por los datos de la cuenta del Cliente al margen del resultado de esta carga, acceder en nombre del Cliente a su cuenta, ni modificar la configuración, el plan o los usuarios de la organización.

4. Lo que declara el Cliente

Al marcar la casilla de la pantalla de entrega, el Cliente declara lo siguiente, que es el texto exacto que se muestra y del que se conserva una huella criptográfica:

  1. Soy el responsable de estos datos. Los inquilinos, contratos y pagos del archivo son de mi cartera, y tengo base jurídica para comunicároslos (art. 6 RGPD).
  2. He informado a las personas afectadas. Mis inquilinos saben que sus datos se gestionan en una herramienta como esta y quién la opera (arts. 13 y 14 RGPD).
  3. Os encargo esta carga, y solo esta. Guardesa trata los datos de este archivo con la única finalidad de cargarlos en mi cuenta, en los términos del DPA. Autorizo expresamente a que personal identificado de Guardesa abra el archivo.
  4. No hay datos sensibles. El archivo no contiene datos de salud, ideología, religión ni biometría, ni datos de menores sin una base específica. Si los hubiera, lo digo antes de enviarlo.
  5. Conozco el plazo y quién interviene. Sé cuánto tiempo conserváis el archivo y qué proveedores participan en la carga, incluido el de inteligencia artificial y dónde trata los datos.
  6. Revisaré lo cargado. Guardesa carga lo que dice mi archivo. Comprobar que es correcto sigue siendo cosa mía.

5. Conservación y supresión del archivo

  • El archivo entregado se conserva un máximo de 30 días naturales desde la entrega. La fecha concreta de borrado se muestra al Cliente desde el primer momento.
  • Se borra antes, en el acto, si el Cliente retira la entrega o si esta se cancela por cualquier motivo.
  • Se borra el archivo y todo lo derivado de él (las copias de trabajo y el plan de datos calculado a partir del libro). Se conserva únicamente el resumen de resultados —contadores y motivos de descarte— que el Cliente necesita para revisar qué se cargó, y que no reproduce el contenido del archivo.
  • La supresión queda registrada y es demostrable.

Los datos ya cargados en la cuenta del Cliente no se rigen por este plazo: son suyos y siguen las reglas generales del DPA.

6. Subencargados que intervienen

En la carga inicial intervienen los subencargados generales del Servicio relacionados en la cláusula 6 del DPA y, en particular:

  • Google Cloud EMEA Limited (Identity Platform) — Autenticación de usuarios: correo y contraseña, inicio de sesión con Google, confirmación de cuenta y recuperación de contraseña. Ubicación del tratamiento: UE — europe-west1 (Bélgica); DPA de Google Cloud.
  • Google Cloud EMEA Limited (Cloud SQL) — Base de datos PostgreSQL gestionada, donde reside toda la información de la aplicación. Ubicación del tratamiento: UE — europe-west1 (Bélgica); DPA de Google Cloud.
  • Google Cloud EMEA Limited (Cloud Run y Cloud Storage) — Ejecución de la aplicación (Cloud Run) y almacenamiento de los archivos que se suben a la plataforma y a las conversaciones (imágenes, PDF y audios de WhatsApp/Telegram) en Cloud Storage. Ubicación del tratamiento: UE — europe-west1 (Bélgica); DPA de Google Cloud.
  • Google Cloud EMEA Limited (Cloud Logging y Error Reporting) — Registro de actividad y de errores del servicio. Los eventos se depuran de datos personales ANTES de escribirse — correo, teléfono, DNI/NIE, IBAN, claves sensibles y los tokens de los enlaces del portal del inquilino —, tanto en el mensaje como en la traza de pila y en la URL de la petición; nunca se emiten cookies ni cabeceras. Ubicación del tratamiento: Servicio de Google Cloud bajo el mismo DPA, pero SIN residencia regional: los registros del proyecto se guardan en el depósito `_Default` de ubicación `global` y Error Reporting es un servicio global. Por eso los eventos salen depurados de datos personales. Pendiente de regionalizar el almacén de registros en europe-west1.
  • Google Cloud EMEA Limited (Vertex AI — Gemini y Claude) — Modelos de lenguaje y multimodales del asistente: chat de los inquilinos y de los interesados en alquilar que escriben por un anuncio, chat del equipo cuando no lo atiende Claude por la API de Anthropic (entrada siguiente), análisis de documentos, visión de imágenes/PDF y transcripción de audio (también de las fotos, los documentos y las notas de voz que se envían al chat del equipo), traducción de avisos y lectura del Excel de cartera al importarlo. Además, el texto de cada mensaje del chat del equipo se envía al modelo de embeddings de Gemini (mismo proveedor y también en la UE) para elegir qué herramientas del asistente tiene a mano. Los modelos Claude que se usan dentro de Vertex AI (en la importación) son un servicio de Google bajo el DPA de Google Cloud. Ubicación del tratamiento: UE — la generación de Gemini (chat, visión, audio, documentos, traducción e importación) y los modelos Claude, en la multirregión europea `eu` de Vertex AI; los embeddings del texto de los mensajes, en europe-west1 (Bélgica). DPA de Google Cloud; los datos no se usan para entrenar modelos de uso general.
  • Anthropic Ireland, Limited (API de Claude) — Generar las respuestas del asistente del chat del equipo (chat web, Telegram y WhatsApp del titular, su equipo y sus profesionales) con Claude Haiku 5.5, mientras Vertex AI no ofrezca Claude con capacidad en la UE. En cada mensaje recibe las instrucciones del asistente, que incluyen datos de la cartera de la organización (nombres de inmuebles, de inquilinos y de otras partes), el historial de esa conversación, el mensaje con el texto de sus fotos, documentos y notas de voz (que se leen y transcriben antes en Vertex AI, en la UE) y los resultados de las herramientas que consulta, que pueden contener datos personales de inquilinos, propietarios y profesionales: nombres, importes, teléfonos o incidencias. No lo usan el enlace del inquilino ni la atención a los interesados en alquilar, que siguen en Vertex AI. Incorporado el 2026-10-18; las organizaciones que ya eran clientes reciben antes el aviso de 30 días del Acuerdo de procesamiento de datos. Ubicación del tratamiento: Fuera del EEE. Se contrata con Anthropic Ireland, Limited (Irlanda), pero la respuesta la genera Claude en la infraestructura de Anthropic, PBC en EE. UU. (con el enrutamiento global de su API, también en otros países donde Anthropic tenga capacidad) y lo que se guarda queda en EE. UU. Garantía: cláusulas contractuales tipo (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914) del acuerdo de tratamiento de datos de Anthropic, que no se apoya en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Anthropic borra lo que recibe y lo que genera en 30 días como máximo (hasta 2 años si sus sistemas de seguridad marcan la conversación por infringir su política de uso, o lo que exija la ley) y no lo usa para entrenar modelos.
  • Google Ireland Limited (Google Workspace — Gmail) — Envío de los emails transaccionales de la plataforma: confirmación de cuenta, recuperación de contraseña, invitaciones, avisos de pago y notificaciones a inquilinos y profesionales. Ubicación del tratamiento: UE (Irlanda); DPA de Google Workspace.
  • Telegram FZ-LLC — Canal de mensajería del asistente de IA: los mensajes, fotos y audios que se intercambian con el bot de Guardesa —los miembros del equipo y los inquilinos que lo vinculan y, si el Cliente activa la atención a interesados, quienes escriben por un anuncio de sus vacantes— pasan por la infraestructura de Telegram. Ubicación del tratamiento: Fuera del EEE (Emiratos Árabes Unidos e infraestructura distribuida). Solo se usa si la persona elige Telegram: vinculando su cuenta o escribiendo al bot desde un anuncio.
  • Meta Platforms Ireland Ltd. — Mensajería de WhatsApp (WhatsApp Business Platform) del número de Guardesa: los mensajes, fotos, notas de voz y documentos que se intercambian por ese canal con los miembros del equipo que vinculan su WhatsApp, con los inquilinos que lo conectan desde su enlace (sus avisos de pagos y averías y lo que escriben a su asistente) y, si el Cliente activa la atención a interesados, con quienes escriben por un anuncio de sus vacantes, además de las plantillas de sus visitas (recordatorio, cambio y cancelación). Solo se escribe por WhatsApp a quien lo ha conectado él mismo; el teléfono de una ficha no basta. Ubicación del tratamiento: UE (Irlanda), con transferencias a EE. UU. bajo cláusulas contractuales tipo
  • Stripe Payments Europe, Ltd. — Cobro de las suscripciones de Guardesa: alta del medio de pago, cargos periódicos, reintentos, cálculo de impuestos (Stripe Tax) y emisión de las facturas de la suscripción. Trata solo los datos de facturación del Cliente —nombre o razón social, NIF, dirección, correo y medio de pago, que se introduce en la página de Stripe y nunca llega a Guardesa—, no los de sus inquilinos. Para prevenir el fraude y cumplir sus obligaciones legales actúa como responsable independiente. La pasarela para cobrar rentas a inquilinos sigue desactivada. Ubicación del tratamiento: UE (Irlanda), con acceso desde EE. UU. por Stripe, LLC, adherida al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Decisión de Ejecución (UE) 2023/1795), y con cláusulas contractuales tipo (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914).
  • Google Ireland Limited (Google Analytics 4) — Medir la web pública y las altas, solo si se aceptan las cookies analíticas: páginas de la web pública y del alta que se visitan, de qué campaña llega la visita, si se empieza la prueba y si se completa el alta. Sin Google Signals ni personalización de anuncios; GA4 no registra ni guarda la dirección IP. No se usa dentro de la aplicación ni en los enlaces de inquilinos y propietarios. Ubicación del tratamiento: UE (Irlanda), con acceso desde EE. UU. por Google LLC, adherida al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Decisión de Ejecución (UE) 2023/1795), y con cláusulas contractuales tipo (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914).

El Cliente puede oponerse a un subencargado nuevo en los términos del DPA. Si se opone a alguno de los que intervienen en esta operación, la carga inicial no puede prestarse y los datos deberán introducirse por los medios ordinarios del Servicio.

7. Formato admitido y límites

Se admiten hojas de cálculo (.xlsx, .xls, .csv) de hasta 10 MB. No se admiten documentos PDF, imágenes ni escaneos: no permiten una lectura fiable de una cartera y su tratamiento no está cubierto por este Anexo.

El archivo no debe contener categorías especiales de datos (art. 9 RGPD) ni datos de menores sin base específica. Si Guardesa advierte su presencia, devolverá la entrega sin continuar el tratamiento.

8. Exactitud de los datos

Guardesa carga lo que dice el archivo: no audita ni corrige su contenido. La exactitud de los datos cargados sigue siendo responsabilidad del Cliente, que dispone del resumen de resultados para revisarlos y de la función de deshacer para revertir la carga completa.

9. Prueba del encargo

De cada entrega se conservan: la fecha y hora de aceptación, la identidad del usuario que firmó (identificador, nombre y correo electrónico, y su papel en la organización en ese momento), la versión de este Anexo, una huella SHA-256 del texto exacto mostrado y la identificación del archivo (nombre, tamaño y huella de su contenido). No se registran la dirección IP ni el navegador: no mejoran la prueba y contravendrían el principio de minimización.

10. Vigencia

Este Anexo se aplica en la versión vigente en el momento de cada entrega. Si el texto cambia mientras el Cliente tiene la pantalla abierta, la entrega se rechaza y se le pide que vuelva a leerlo: nunca se firma una versión distinta de la que se mostró.

Para cualquier consulta sobre este Anexo: hola@guardesa.com.